SP3 / H2: Criterios de departamentalización

Criterios de departamentalización

Una vez que se ha especializado el trabajo, deben coordinarse las tareas para poder hacerlas. Para coordinarlas es preciso agruparlas en base a algún criterio, así surge el concepto de departamentalización como el proceso de agrupación de las actividades o conjunto de tareas similares. La departamentalización se puede aplicar en cualquier nivel jerárquico. Es diferente en cada organización. Se fija en relación directa con el tamaño pero, sobre todo, teniendo en cuenta las interdependencias operativas que se dan dentro de la empresa.

Dichas interdependencias son:

• Interdependencias del flujo de trabajo. Todas las etapas de un proceso productivo de un producto tangible o intangible que generan puestos de trabajo deben estar agrupadas dentro del mismo departamento. Estos procesos tienen o comparten, prácticamente, los mismos recursos y deben seguir un orden o secuencia para alcanzar un resultado concreto. Veamos nuestra situación profesional y focalicémonos en el área de Producción, claramente se puede observar que todas las actividades tendientes a transformar las materias primas en productos terminados están "bajo el mismo paraguas", sería un error pensar que las actividades de "envasado", por ejemplo, dependen de Compras en el departamento de Administración por el simple motivo de que esta área es la que le aprovisiona de los envases. NO sigue el flujo de trabajo.

• Interdependencia de los procesos. Determina que todas las personas vinculadas a una tarea en particular, independientemente de la cantidad y variedad de los bienes y servicios que ofrecen, deben mantenerse juntos. De esta manera, el trabajo de especialistas de las mismas áreas pueden ser más fructíferos.

• Interdependencia de escala. Puede resultar más económico para una empresa, armar un equipo de mantenimiento, para todas  las secciones de producción de una empresa manufacturera a que cada sección tenga el suyo. Este es un ejemplo que explica el concepto de "escala" y tienen que ver con la reducción de los costos totales.

Analizado el tipo de interdependencia, se puede elegir la base para departamentalizar la organización. Las bases de departamentalización se dividen en dos grandes grupos:

• La departamentalización sobre la base de operaciones internas se caracteriza por agrupar teniendo en cuenta las funciones o procesos básicos de gestión y que hacen a la actividad principal de la organización. Utiliza las interdependencias de procesos y de escala,  priorizando que  todos  los especialistas de una determinada actividad puedan potenciar sus conocimientos y habilidades en pos de la rentabilidad de la organización. Por ejemplo, en el área o departamento de Finanzas se agrupan todos los especialistas de contabilidad, administración, economía, régimen tributario, analistas de costos, analistas financieros.

• Mientras que la departamentalización en base al mercado o por propósito, tiene en cuenta los fines de la organización en base al sector o entorno en el que ofrece sus productos o servicios. Por ejemplo, cuando las empresas abren sucursales comerciales para ampliar la cobertura de venta de sus productos o servicios, está recurriendo a departamentalizar de acuerdo a zonas geográficas.

      ¿Cuál es la base de departamentalización para la empresa Full S.A.?

A simple vista, afirmamos que están presentes los dos criterios: en algunas áreas está presente un criterio y, en las otras, el segundo criterio... pero no nos adelantemos a una de las conclusiones más importantes de los diseños estructurales (el de la flexibilidad).

Tipos de departamentalización (Ventajas y Desventajas)

1. La departamentalización por funciones

La departamentalización por funciones abarca lo que la empresa hace normalmente y de acuerdo a su actividad principal. Las funciones típicas son: finanzas, marketing, producción, administración y recursos humanos; si en lugar de producir la empresa se dedicase a brindar servicios, sería habitual ubicar el departamento de operaciones en lugar del de producción.  Este tipo de departamentalización se puede aplicar a organizaciones de cualquier tipo. Las que varían son las funciones según los objetivos y actividades que desarrolle la empresa.

Por ejemplo, el nivel superior de la empresa FULL S.A. está  departamentalizado por funciones tal como se ve la imagen siguiente:

     2. Departamentalización por procesos

La departamentalización por proceso agrupa las actividades en torno de un proceso o de un tipo de equipo. Nuclea a los individuos y recursos necesarios para cada tarea, ya que cada uno requiere un tipo de habilidades y necesidades especiales.  Este tipo de departamentalización sirve tanto para procesar productos como para brindar servicio a los clientes. El ejemplo de la fábrica de un solo tipo de escritorio presentado al explicar el tema de la diferenciación, está departamentalizada por procesos.

Este podría ser el esquema:

 En cuanto a un servicio, tomemos por ejemplo la renovación del carné de conducir. El cliente debe pasar por los siguientes departamentos que completan todo el proceso: recepción de documentación, revisación médica con oftalmólogo, evaluación teórica y  práctica, cobranzas y emisión de documentación –carné-.

 3. La departamentalización geográfica

La departamentalización geográfica es atractiva para empresas a gran escala (multinacionales) o para aquellas organizaciones cuyas actividades se encuentran geográficamente dispersas. Ejemplos comunes de aplicación de esta alternativa de departamentalización se puede ver en organizaciones como bancos (el Banco Provincia de Córdoba, nombra a sus sucursales según el lugar en donde están localizadas), supermercados (toman el nombre de las calles) y hoteles.

Esta base de departamentalización presenta la particularidad de que la gestión de Finanzas se recomienda mantenerla centralizada, no dividida por geografía (esto no significa que cada área cuente con su departamento contable, administrativo  y financiero, pero no pueden disponer libremente del dinero sin una autorización previa de la casa central).

  En el siguiente organigrama podrá observar cómo se representan las tres opciones posibles de dependencia de las futuras oficinas comerciales según la situación profesional que nos ocupa.

   4. La departamentalización por clientes

La departamentalización por clientes se basa en la tipología de clientes a los que se sirve; es decir que las actividades se agrupan en torno a ellos (por ejemplo la Empresa Provincial de Energía de Córdoba, segmenta su área comercial en grandes clientes y clientes domiciliarios).

Otro ejemplo: en el organigrama de la Gerencia Comercial de un banco privado de alcance nacional se distinguen dos grandes áreas.

  5. Departamentalización por productos

La departamentalización por productos se da en  organizaciones que deciden que cada línea de producto que se fabrica o servicio que ofrece esté bajo la autoridad de un responsable directo, agrupando en un solo departamento todo el proceso productivo (supongamos, una empresa dedicada a la panificación, que tenga una línea de producción para todo tipo de panes, otra línea de galletas dulces y tortas y una tercera línea de producción para alfajores y chocolates).

Este tipo de departamentalización surge cuando la compañía comienza a crecer y a diversificarse.

El hecho de que una organización utilice un tipo de departamentalización u otro, o una combinación de ellos, dependerá de las ventajas y desventajas que presente cada una de las estrategias planteadas.  Si a la compañía le interesa comprender qué es lo que demanda cada cliente e intentar satisfacerlo, tendrá una tendencia a seguir una departamentalización por cliente; pero si la organización es pequeña y es monoproducto, seguirá casi con seguridad una departamentalización por funciones.

      Las empresas, independientemente de su tamaño, pueden utilizar en sus distintos niveles diferentes bases de departamentalización, es decir, una combinación de la base por resultados con operaciones internas.

      Finalmente, este es el organigrama de la empresa FULLen la actualidad. En él se pueden identificar los diferentes criterios de departamentalización. Pero… cuidado, ¡aún no está finalizado "el dibujo organizacional"!